E-Mails, Signaturen & Abwesenheitsnotizen

Durch die richtige Formatierung deiner E-Mail-Signatur kannst du jeden Tag etwas für unseren einheitlichen Markenauftritt tun. Textbausteine für Abwesenheitsnotizen helfen dir dabei markenkonform, aber dennoch kontextbezogen zu kommunizieren.

E-Mails

Für E-Mails nutzen wir einheitliche Formatierungen:

Schriftart: Calibri
Schriftfarbe: schwarz
Schriftgröße:11
Zeilenabstand: 1,0 (einfach)

Grußformeln zur Begrüßung und Verabschiedung wählst du individuell je nach Anlass und Empfänger aus.

Begrüßung: z. B.: Sehr geehrte Damen und Herren, Hallo, Guten Morgen, Guten Tag etc.
Verabschiedung: z. B.: Mit freundlichen Grüßen, Viele Grüße, Freundliche Grüße, Beste Grüße etc.

Deine E-Mail-Signatur wird nach diesen Vorgaben formatiert:

Schriftart: Calibri
Schriftfarbe: schwarz
Schriftgröße: 9
Zeilenabstand: 1,0 (einfach)

Aufbau E-Mail-Signatur

Eine professionelle und unternehmensweit einheitliche Signatur ist weit mehr als nur Optik. Die E-Mail-Signatur ist häufig die einzige Möglichkeit, den Absender eindeutig zu identifizieren und muss deshalb besonders sorgfältig gepflegt werden.

Unsere E-Mail-Signatur setzt sich aus diesen drei Bausteinen zusammen:

Verpflichtend: Das individuelle Informationsfeld mit Angaben zu Namen / Titel, Abteilung, Telefonnummern und E-Mail-Adresse
Optional: Dein berufliches Netzwerk ist wichtig für Austausch und Zusammenarbeit. Setze unter deine Kontaktdaten optional Links zu deinen Profilen auf LinkedIn oder Xing und vernetze dich mit Kolleginnen und Kollegen.
Optional: Ein Textfeld für weiterführende Informationen, z. B. zu Öffnungszeiten, Erreichbarkeit oder ähnlichem. Wichtig: Der hier angegebene Inhalt darf nicht werblich sein, sofern nicht sichergestellt ist, dass alle Mail-Empfänger ihre Zustimmung für den Erhalt von Werbung gegeben haben. Hinweise auf Produkte, Dienstleistungen, Gewinnspiele, Apps, Online-Dienste oder ähnliches sind nicht zulässig. Die Abbildung eines uns verliehenen Siegels ist erlaubt, wenn dazu kein zusätzlicher, werblicher Text gestellt wird. Der Inhalt dieses Textfeldes wird abteilungsweit einheitlich festgelegt.
Automatisch bei Mails mit externem Empfänger: Ein rechtlich verbindlicher Abbinder mit Logo, Unternehmensnamen etc.

Formatierung E-Mail-Signatur

Eine Vorlage zum Anpassen deiner E-Mail-Signatur findest du in unseren Office-Vorlagen unter Microsoft Word --> Datei --> Neu --> E-Mail-Signaturen Familienmarke.

Individuelle Informationen

Optional: Zusätzliches Informationsfeld

Exclaimer – externer Abbinder

Abwesenheitsassistent

Wenn du aufgrund von Urlaub, Weiterbildungen oder ähnlichem nicht zu erreichen bist, pflegst du in Outlook und MS Teams deinen Abwesenheitsassistenten. Orientiere dich dabei an unseren Textbausteinen und der jeweiligen Situation deiner Abteilung, z. B. was die Angabe eines Vertreters betrifft. Abwesenheitsnotizen werden wie E-Mails formatiert. Tipp: Vergiss nicht deine individuelle Signatur unter deine Abwesenheitsnotiz zu setzen.

Wichtig für die IT-Sicherheit bei externen Empfängern: Abwesenheitsnotizen sind zunehmend interessant für Spam-Datenbanken und Cyber-Kriminalität. Durch eine Abwesenheitsnotiz erfahren Externe zunächst, dass es deine Adresse wirklich gibt und sie nützlich für Spam-Datenbanken sein kann. Je nach dem wie detailliert deine Abwesenheitsnotiz z. B. über die Dauer deiner Abwesenheit, deine*n Vertreter*in oder dessen Kontaktdetails informiert, können gleich noch viel mehr Daten abgegriffen werden.

Unsere Empfehlungen:

Gib in deinen externen Abwesenheitsnotizen so viel wie nötig und so wenig wie möglich an Informationen ein.
Du hast nur wenige externe Kontakte, z. B. im Rahmen eines Projekts? Dann informiere sie persönlich über deine Abwesenheit und deine*n Vertreter*in. Nutze das Outlook-Adressbuch und pflege dort deine externen Kontakte ein. Deine Abwesenheitsnotiz kannst du dann nur an deine direkten Kontakte versenden.
Wenn es deine Tätigkeit und der Datenschutz zulassen: Nutze automatische Weiterleitungen an Kolleg*innen, Postfachberechtigungen oder eine abteilungsweite E-Mailadresse (sofern vorhanden), um deine E-Mails während deiner Abwesenheit durch vertretende Kolleg*innen bearbeiten zu lassen.

Formell – an externe Empfänger

Umgangssprachlich – an Kolleg*innen

MS Teams-Status

Dos & Don'ts

Bei unseren E-Mail-Signaturen räumen wir im persönlichen Informationsfeld keinen Gestaltungsspielraum ein. Anders als bei vielen anderen Themen unseres Corporate Designs gibt es für E-Mail-Signaturen nur ein Do, aber einige Don'ts.